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Microsoft Excel是目前最为常用的办公软件Office的一个组件，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域，成为许多人工作中不可缺少的一个工具。

快速入门

工作界面

和以前版本的Excel相比，Excel 2016的用户界面整体改动不大，只在局部细节上做出改动。Excel 2016的窗口主要包括标题栏、功能区、文档工作区，状态栏等部分。此外，Excel 2016在功能区新加入了“操作说明搜索”查找命令，只需在搜索框内输人所希望的操作，“操作说明搜索”功能即可引导用户找到命令。下面简单介绍一下工作界面的相关功能区和菜单。

1、标题栏

标题栏中间显示当前编辑的表格的文件名称。启动Excel时，将创建一个空白的工作簿文件，默认的文件名为“工作簿1”。若按下Ctrl+N组合键可继续创建新的工作簿文件，将分别命名为“工作簿2”“工作簿3”等。

2、快速访问工具栏

该工具栏位于Excel工作簿界面的左上方，也可以在“Excel选项”对话框的“快速访问工具栏”页面最下方勾选“在功能区下方显示快速访问工具栏”复选框，将其放置在功能区下方。

可以任意地修改和添加快速访问按钮。具体操作如下：右键单击任何命令按钮，从弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏"命令，将该命令按钮添加到其中；也可右键单击“快速访问工具栏”，在弹出的快捷菜单中选择“从快速访问工具栏中删除”选项，将该命令按钮从工具栏中删除；或者可以通过Excel选项卡来进行自定义添加和删除，如图所示。

3、功能区

功能区中包含多个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡，每个选项卡上的控件进一步组织成多个组。每个组中的命令按钮执行一个命令或显示一个命令菜单。例如，在“开始”选项卡中包含有“剪贴板”“字体”“对齐方式”“数字”“样式”“单元格”和“编辑”等命令组。每个命令组中包含相关的多个命令控件，如“剪贴板”命令组中包含有“粘贴”“剪切”“复制”和“格式刷”等命令控件，这样的控件组织可以让用户更加直观快捷地寻找到需要操作的命令。

注意，功能卡选项区的选项卡并不是固定不变的，除了基本的“开始"”“插入”“页面布局”“公式”数据""审阅”视图”这些选项卡之外，用户还可以根据需求添加“开发工具”和“数据挖掘”等选项卡。

值得一提的是，在Excel 2016的功能区选项卡中新添入了“操作说明搜索”查找命令和共享按钮，前者能帮助用户快速查找Excel命令，后者能其他人查看和编辑基于云的工作簿。此外，在特定的场合，功能区也可以被“隐藏”处理。

4、“名称栏""插入函数"按钮和“编辑栏”

名称栏用于显示当前所选单元格或者区域的名称，单元格名称由所在位置的行列号组成，如Al，表示第一列第一行单元格。除了显示单元格名称外，名称栏也用于显示“区域”名称。

“插人函数”按钮可显示常用函数列表，单击某一函数即可完成函数的引用。

编辑栏用于对单元格中的内容进行编辑，包括对数字、函数、公式、文本、图片等各种内容的添加、修改与删除。

在特定的场合，“名称栏”"插人函数”按钮和“编辑栏”也可以被隐藏。

5、状态栏

Excel 2016的状态栏中，可显示各种信息，如显示单元格中的统计数据。同时也提供了设置表格的视图方式，调整表格的显示比例、录制宏等操作入口。

6、文档工作区

文档工作区包含了列标、行号、单元格、工作表标签、标尺、滚动条等多个组件和部分，是整个工作表中的重要区域。

基本概念

Excel中数据存储的基本文件称为工作簿，工作簿由若干张工作表组成，工作表则由多个单元格组成。

1、工作簿

工作簿是Excel处理和存储数据的文件，系统默认生成的第一个空白文档“工作簿1”就是一个工作簿。每个工作簿可以包含一个或多个工作表，这些工作表可以有多种类型：一般的工作表、图表工作表、宏工作表以及模块工作表等。默认情况中，新建一个工作簿时默认包含一个工作表“Sheetl”。

在Excel 2016中可通过“Excel选项”→“常规”→“新建工作簿时”→“包含的工作表数”进行设置，修改默认创建的工作表数目（1～255）。虽然默认创建的工作表数目具有上限，但一个工作簿实际可打开的工作表数目却是无限的，只要内存足够大，理论上是没有限制的。

2、工作表

工作表的名称显示在工作簿窗口底部的工作表标签上。可以通过窗口底部的工作表标签进行工作表的切换，此时，活动工作表的标签会显示处于按下状态。当包含多个工作表时，可以拖动工作表标签区域的“范围调整”按钮来调整显示多个工作表。

尽管在一个工作簿文件中可以包含多个工作表，但在某一时刻，用户只能在一张工作表上工作，我们将这张工作表称为活动工作表或当前工作表。在Excel2013和Excel 2016中，每个工作表中最多有1048576行，16384列，因而最多的网格数为1048576×16384，与Excel2010相同。

3、单元格

Excel将工作表分成许多行和列，这些行和列交叉构成了一个个的单元格，每个单元格都设置有参考坐标，行坐标以数字表示，列坐标以字母表示，对于某一个单元格的引用，用列坐标加上行坐标来表示，如位于第2行和第2列的单元格，用B2表示。

活动单元格是指正在使用的单元格，即目前光标所在的单元格，这时输入的数据将会保存在该单元格中。在Excel中，每一时刻只能有一个活动单元格，如图所示。

有时为了操作和运算的方便，会将多个单元格设置为一个区域，这些单元格可以是连续的，也可以是不连续的。

工作表的操作

了解了Excel的基本界面和概念后，下面介绍如何对Excel工作簿和工作表进行操作，包括创建、打印、保存、关闭；管理等，以及如何对Excel的安全性进行设置。

一、创建工作簿

创建工作簿的方法多样，最简单的方法就是在启动Excel时，单击开始屏幕右侧“空白工作簿”选项，Excel会创建一个新的空白工作簿“工作簿1”。此外，还有几种创建工作簿的方法，现分述如下：

1、创建空白工作簿

当用户启动Excel 2016时，单击“开始”屏幕右侧“空白工作簿”选项，系统会建立新的工作簿，即可开始输入信息。另外，可以通过单击功能区“文件”选项卡的“新建”命令，在弹出的对话窗口中单击“空白工作簿”图标，如图所示。

注意：我们还可以通过Ctrl+N组合键来新建一个空白工作簿。但利用这个方法创建的工作簿将不会弹出“新建工作簿”对话框。

2、模板创建

模板是预定义好格式，公式的Excel工作簿，当用模板建立一个新文件后，新文件就具有了模板所有特征。默认模板是模板名.xltx。

在Excel 2016版本下，单击“文件”选项卡，在“新建”页面中鼠标单击“个人”选项获得已安装模板列表，如图所示。

二、创建与美化工作表

1、创建工作表

一个工作簿中可包括多张工作表，默认状态下为一张工作表，用户也可以通过单击“文件”→“选项”“常规”，在“新建工作簿时”标签下修改“包含的工作数”的数值，即可修改默认状态的工作表数量。

用户可以在工作表中输入和编辑数据。如用户还需在当前工作簿中创建新工作表，只需点状态栏中工作表标签右侧的“插入工作表标签”按钮（Shift+F11），即可完成操作。

2、美化工作表

数据输入之后，要按照需求和使用场合对数据表进行修饰和美化。

（1）标题美化。首先需要完成的是表标题的居中显示。单击单元格Al，并拖动鼠标至单元格Fl，选中Al~Fl间的所有单元格，在“开始”功能区的“对齐方式”组中找到“合并后居中”按钮，并单击该按钮，将Al~F1共7个单元格合并为一个单元格，并使内容居中显示。接着单击“开始”功能区的“字体”列表，选择字体，设置字号。

（2）表单格式设置。选中A3~F11间的所有单元格，单击“开始”功能区“样式”组中的“套用单元格格式”按钮，弹出如图所示的样式表。

单击其中一个样式，将弹出“套用表格式”对话框。套用表格格式Excel提供了自动格式化的功能，它可以根据预设的格式，将我们制作的报表格式化，产生美观的报表，也就是表格的自动套用。这种自动格式化的功能，可以节省用户将报表格式化的许多时间，而制作出的报表却很美观。

三、打印工作表

工作表制作完成后，通常需要打印输出，在此之前，一般先进行打印预览，效果满意后再进行打印。在Excel 2016版本下，单击“文件”页面左侧的“打印”菜单，可以进行打印或打印预览的显示。

在进行打印设置时，与Office其他软件一样，需要对“页面方向”“纸张大小”“缩放比例”“页边距”等进行设置。在一些特别的场合，有两项打印设置有很重要的功能，一项是页眉/页脚的设置，另一项是打印标题。

1、打印页眉/页脚

页眉和页脚分别位于打印页的顶部和底部，它能够为打印出的文件提供很多相关属性，如页码、日期、文件或标明等。用户可以方便地了解Excel文档的相关信息。打印页眉页脚之前，首先要进行添加设置。

在“页面布局”视图下可以直接设置页眉和页脚，也可以选择“插入”选项卡，单击“文本”选项组中的“页眉和页脚”按钮，进行插入和设置。当页眉页脚插人后，可以通过“设计”工具栏的“页眉和页脚工具”组，设置“页眉和页脚”元素中的页码、页数、当前日期、当前时间等设定项，也可以单击“页眉和页脚”组中的相应菜单列表，选择使用Excel预定义的页眉和页脚。如图所示。

打印页眉页脚时，可以通过“页面设置”中“页眉/页脚”选项卡对打印效果进行设置和调整。打印效果如图所示。

2、设置打印标题

当上一页无法打印完整的工作表时，若直接打印第二页内容，会因没有标题而使第二页上的内容难以理解，使用打印标题功能可以避免这个问题的出现。

在“工作表”选项卡的“打印标题”栏中，“顶端标题行”用于设置某行区域为顶端标题行；“左端标题行”用于设置某列区域为左端标题列。若要设置标题行或标题列，单击其后的折叠按钮，并选择相应的标题区域即可（如图所示）。

四、保存工作簿

保存工作簿可以防止创建的新工作簿或者对现有的工作簿进行修改时，因外界因素而造成数据丢失。

选择“文件”页面中的“保存”命令或者“另存为”命令，或者直接按快捷键Ctrl+S就可以进行保存了。不论是打开“保存”或者“另存为”对话框，都需要选择保存路径和保存类型，如图所示。在“保存类型”的下拉列表中有如下几种常用的选择：

五、关闭工作簿

当用户关闭工作簿时，可以只关闭活动工作簿，也可以一次性关闭所有打开的工作簿，Excel 2016版本可以有以下几种方式关闭：

（1）单击右上角的“关闭”按钮，关闭当前活动工作簿，并弹出提醒保存对话框。

（2）单击“文件”页面并执行“关闭”命令，关闭当前活动工作簿，并弹出提醒保存对话框。

（3）在“快速访问工具栏”选项卡栏，将“从下列位置选择命令”选取为“文件”“选项卡”，找到并选中“关闭文件”工具，单击“添加”按钮。单击“快速关闭”选项，关闭当前活动工作簿，并弹出提醒保存对话框。

（4）快捷键Alt＋F4，关闭当前活动工作簿，并弹出提醒保存对话框。

六、管理工作表

在Excel中，每个工作簿中可以具有多张不同类型的工作表，用于存储不同的数据，用户可以对这些工作表进行如下的设置。

1、选择和重命名工作表

单击需要选择的工作表标签即可选择该工作表。如果要选择连续的工作表，可以单击第一个工作表，然后按住Shift键的同时单击最后一个需要选择的工作表标签。如果要选择不连续的工作表，可按住Ctrl键的同时逐一单击需要选择的工作表。

当需要重命名工作表时，用户可以单击“开始”选项卡中“单元格”组中的“格式”下拉按钮，执行“重命名工作表”命令，如图所示，即可对工作表标签进行编辑。或者用户也可以右击或双击要重命名的工作表标签，执行“重命名”命令。

2、插入和删除工作表

根据用户的需求，可以在工作簿中插入新的工作表和删除已有的工作表，进行数据编排。选择“开始”选项卡，单击“单元格”组中的“插入”或“删除”下拉按钮，执行“插入工作表”和“删除工作表”命令，如图所示。当然也可以直接右击要重命名的工作表标签，根据弹出的命令执行相应操作命令。

3、移动和复制工作表

选择要复制或移动的工作表，右击其工作表标签，将弹出命令菜单执行“移动或复制”命令，即可打开对话框，可以选择复制或移动的位置，当复选“建立副本”命令，可建立副本，即为复制表单，否则为移动表单。副本建立后，将以之前工作表名称命名，为了与之前的原始工作表区别，在工作表后将添加数字，如“学生成绩一览表（2）”等，而副本创建时其内容与原始工作表完全一样。

4、隐藏和恢复工作表

执行“工作表标签颜色”命令，可为选中的工作表设置特定颜色的标签。执行“隐藏”命令，如图所示，可以将选中的工作表隐藏。对于已隐藏的工作表，当单击“取消隐藏”命令后，该工作表即恢复显示。

七、Excel的安全性

为了避免他人对重要数据信息进行修改或复制，可以利用Excel的保护功能为数据表建立有效的保护措施。用户可以根据保护需求的不同，对工作簿或工作表中的某些元素进行保护。保护措施主要有以下三个保护层次：保护工作簿，保护工作表、保护单元格。此外，还可以对工作表行、列等隐藏来保护部分数据。

1、保护工作簿

保护工作簿后，只有通过授权的特定用户才能有权限访问该工作簿。保护工作簿是对工作簿的结构和窗口大小进行保护。如果一个工作簿被设置了“保护”，就不能对该工作簿内的工作表进行插入，删除、移动、隐藏、取消隐藏和重命名操作，也不能对窗口进行移动和调整大小的操作。

基本操作如下：选择“审阅”选项卡，单击“保护”组中的“保护工作簿”选项，执行“保护结构和窗口”命令，即可打开“保护结构和窗口”对话框，如图所示。

（1）保护结构。可防止用户移动、删除、隐藏或更改工作表的名称；防止用户插入新工作表或图表工作表，但用户可以在现有工作表中插入嵌入式图表；防止用户查看已隐藏的工作表；防止用户将工作表移动或复制到另一工作簿中。在数据透视表中，可在数据区域显示某个单元格的源数据，或者在单独的工作表上显示页字段。对于某个方案而言，可防止用户创建方案汇总报告。此外，亦可防止用户录制新宏。

（2）保护窗口。可防止用户更改工作簿窗口的大小和位置；防止用户移动窗口，调整窗口大小，关闭窗口，隐藏或取消隐藏窗口。使工作簿的结构保持现有的格式，从而不能进行如删除，移动，复制等操作。如复选“窗口”，可以使工作簿的窗口保持当前形式。

当然，为了防止其他用户删除工作簿保护，还可以设置密码文本框，该文本框用于设置当前工作簿的密码，密码可以包含字母、数字、空格以及符号的任意组合，字母区分大小写。

2、保护工作表

保护工作簿是对其布局结构及窗口大小进行保护，但不禁止对工作表中的数据进行修改或者删除。如果需要保护活动工作表中的元素，则要进行工作表的保护。当对工作表保护之后，仍然可以对工作表的窗口大小进行调整，但不允许修改其中的数据或者单元格格式。要对工作表进行保护，首先需要选择保护的工作表，单击“审阅”选项卡的“保护”组中的“保护工作表”按钮，即可打开“保护工作表”对话框，如图所示。

在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，可确保工作表的保护设置不被随意取消。这是一个可选项，用户可根据自己的需要进行自定义。

在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中根据需要选择相应的项目进行设置。例如选定“选定锁定单元格”和“选定未锁定的单元格”复选框，则该工作表允许鼠标选择锁定和未锁定的单元格，而其他操作，如插入行列等就不允许了。

通过这样设置，工作表就得到了保护。要取消保护的工作表，可从窗口上方的功能区中选择“审阅”选项卡的“保护”选项组中的“撤销工作表保护”命令，即可取消对工作表的保护，回复原来的状态。

3、保护单元格

许多情况下，并不需要对工作表中的所有单元格进行保护，只是需要对某几个敏感的数据进行保护。而默认情况中，保护工作表时该工作表中的所有单元格都会被锁定，用户不能对锁定的单元格进行任何更改。因此为了在保护工作表之后依旧能够编辑单元格，可以在保护工作表之前先取消某些锁定的单元格，然后只锁定特定的单元格和区域。

数据输入

数据的输入是创建工作表的重要环节，下面将从三个方面对数据的输入进行介绍。首先是数据的基本输人方法，包括文本、数字等类型的输人，接着介绍一些常用的快速进行数据输入的技巧，最后介绍如何设置数据有效性机制，确保输入数据的有效性。

一、基本数据输入

针对不同类型的数据，在进行输入时要采取不同的方法和技巧。在工作表中，一般可以存储文本、数字和日期，以及用于计算数据的公式和函数等内容。

1、文本输入

输人文本即在单元格中输入以字母，汉字或其他字符开头的数据，在单元格中输入文本和输入数值一样简单：激活单元格，输入文本，然后按Enter键或方向键。

一个单元格最多能够容纳32000个字符。当输入的文本长度长于当前的列宽，并且相邻的单元格不为空时，可在单元格设置文本自动换行，使其可占用更多的行数。文本自动换行设置方法为：选择“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“自动换行”按钮，如图所示。注意，可以为单元格或者区域设置，或取消“自动换行”。

默认状态下，单元格中数值类型的数据都是靠右对齐的，而文本靠左对齐。当数字用来表示诸如学号、编号、电话号码等内容时，虽然输入的是数字，但由于并不进行计算，应该将其定义为文本类型。

一般，在输入数字型的字符串时，需要在输入数据的前面加右单引号“’"，该单元格左上方多一个绿色三角形的标记。这是一个智能出错提示图标，如果确定这些数据表达是文本信息，则单击图标，在菜单中选择“忽略错误”，那么这个图标将不再出现（如图所示）。另一种输人数字型文本的方法是直接改变文本框类型，选中要输入数字文本的单元格或区域，右单击选择“单元格格式”命令，弹出“自定义序列”对话框，在“数字”分类列表中选择“文本”，则该单元格为文本单元格，数字将作为文本处理，单元格显示的内容与输人的内容完全一致，即使当列宽较小时，数值型字符串也不会以科学计数法格式显示。

2、数值输入

在工作表中，数字型数据是数据处理的根本，也是最为常见数据类型。用户可以利用键盘上的数字键和一些特殊符号，在单元格输入相应的数字内容。除了简单的正数和小数输入外，数值型数据的输入还包括以下几种特殊的类型：

（1）负数的输人。除可以直接输人负号和数字外，还可以通过数字外加圆括号“（·）”来完成负数的输入。如“一50”可输入“（50）”。

（2）分数的输入。用户会发现，如果在单元格内直接输入分数，例如“2/9”，单元格会默认其为日期2月9日。因此，如要输入分数“2/9”，必须先输入“0”以及一个空格，然后输入分数“2/9”，即“O_2/9”。如果省去“0”，则会变为日期“2月9日”。

（3）输入具有自动设置小数点或尾随零的数字。有时候，为了快速输人一系列小数数字如“3.987，8.888，7.972，9.683，…”，需要为这些数字设置小数点位置，以避免每次都要输入小数点。

具体操作如下：选择“文件”选项卡，单击“选项”菜单会弹出“Excel选项”对话框，选择“高级”子菜单，在右侧的“编辑选项”中选中“自动插入小数点”复选框，在“位数”框中输入数字，小数点右边输人正数，或在小数点左边输入负数，如图所示。在“位数”框中输入3，当在单元格中键入2834，则其值显示为2.843。如果在“位数”框中输入—3，然后在单元格中输入283，则其值为283000。注意在选择“自动插人小数点?选项之前输入的数字不受影响。

（4）使用千位分隔符。在输入数字时，在数字间可以加入逗号作为千位分隔符，Excel会将输入的数据当作数值。选择“文件”选项卡，单击“选项”菜单会弹出“Excel选项”对话框，选择“高级”子菜单，在右侧的“编辑选项”中选中“使用系统分隔符”，包括“小数分隔符”和“千位分隔符”，如图所示。注意，如果加入的逗号的位置不符合千位分隔符的定义，则会将输入的数字和逗号作为文本处理。

（5）科学计数法。当输入很大或很小的数值时，输入的内容和显示内容可能不一。

（6）超宽度数值的处理。当输入的数值宽度超过单元格宽度时，Excel将在单元格中显示井号串“###…”。如果加大本列宽，数字的显示将会和输入的一样。

3、日期与时间输入

在单元格中输人日期时，需要使用反斜杠“/”或者使用连字符“-”区别年、月、日内容，例如，输入2010/3/12或者2010-3-12。而输入时间时，则是通过“：”来分割时，分，秒的。例如10：00和19：00。如果输入是当前系统日期，则可直接按“Ctrl十；”组合键。如果输入当前系统时间，则直接按“Ctrl+Shift＋；”组合键。

如果按12小时制输人时间，则在时间数字后空一格，并键入字母AM（上午）或PM（下午），如图所示。

输人日期的一般格式为：年-月-日。如果改变日期的显示格式，可以右击要设置格式的单元格，选择“设置单元格格式”，将弹出“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡分类中的日期，在右边的类型中，选择自己需要的显示格式，单击“确定”按钮即可，如图所示。

注意：除了数字、文本和日期与时间这三种输入数据类型之外，文本框中还可输入货币、分比及其他特殊格式。

二、快速输入数据

除了上面基本的数据输入方法外，Excel还提供了多种快速输入数据的方法。

1、自动填充

Excel的“自动填充”功能，可轻松地在一组单元格中输入一系列的数值或文本。可以通过以下使用填充柄和填充命令方式完成。

（1）使用填充柄

它使用“自动填充”柄（活动单元格右下角的小方框）拖动来复制单元格，或自动完成一系列数据或者文本的输入。填充柄就是选定区域右下角的一个黑色小方块。拖动填充柄之后，出现“自动填充选项”按钮，可以“复制单元格”“填充序列”“仅填充格式”“不带格式填充”，如图所示。复制单元格表示复制原始单元格的全部内容，包括单元格数据以及格式等。仅填充格式则只填充单元格的格式，而不带格式填充表示只填充单元格中的数据，不复制格式。

（2）使用填充命令

除了直接使用填充柄，还可以使用填充命令自动填充。相比填充柄只能填充一些简单的序列，填充命令可以根据数据之间的规则，完成比较复杂的数据填充。

当需要在相邻单元格或区域内填充内容时，首先需要选中需要填充内容的活动单元格或选定区域。在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“填充”按钮，打开下拉命令列表。可单击“向上”"向下”“向左”或“向右”命令完成填充（如图所示）。

2、自定义数据序列填充

除了自动填充系统内已有的序列，用户还可以自动填充自定义的序列。要自定义数据序列，单击“文件”，单击“Excel选项”按钮，在弹出的对话框中单击“使用Excel时采用的首选项”栏中的“编辑自定义列表”按钮，如图所示。在“自定义序列”对话框中，可以在“输入序列”列表框中输入序列内容，单击“添加”按钮，即可将新的序列添至左侧的“自定义序列”列表框中，接着便可使用自动填充方法填充该序列。

自定义序列填充主要用在填充序列中非计算机系统默认的序列，例如“第一班级，第二班级，……”。自动填充无法满足工作需求，用户必须自定义并存储自己的序列作为自动填充项。

三、数据有效性

在Excel 2016版本中，“数据有效性”更名为“数据验证”，下文“数据验证”等同于“数据有效性”。

“数据有效性”用于定义可以在单元格中输人或应该在单元格中输人哪些数据。用户可以配置数据有效性以防止输入无效数据。当用户尝试在单元格中键入无效数据时会向其发出警告。另外还可以设置一些提示消息，以帮助用户更正错误。

工作表的编辑

数据输入完毕后，下一步就是要对输入的数据进行一系列的操作与美化。在这一节中将主要介绍工作表中的选择性粘贴、数据的查找替换和定位，以及工作表的美化。

一、选择性粘贴

如果选择粘贴“公式”，则仅粘贴在编辑栏中输入的所复制数据的公式；如选择粘贴“数值”，则仅粘贴在单元格中显示的所复制数据的值；如选择“格式”，则粘贴所复制数据的单元格格式。

在“选择性粘贴”命令中还有两个复选框，分别是“跳过空单元”和“转置”。启用“跳过空单元”复选框，则当复制区域中有空单元格时，可避免替换粘贴区域中的值。启用“转置”复选框，可将所复制数据的列变成行，将行变成列。

二、查找、替换与定位

1、查找与替换

Excel的查找与替换功能与其他Office软件比较类似。单击“查找”命令，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容。如对格式有一定设置，可单击“选项”按钮。在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找和替换”所示的命令列表，则可进行查找操作，如图所示。

当需要进行“替换”操作时，可以单击“替换”选项卡，在“替换为”文本框中输入要替换的数据即可，也可以对替换内容设置格式。

2、定位条件

所谓定位，就是在工作表中找到某个指定的单元格。可使用单元格引用或名称来快速定位。

在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“查找和选择”按钮，在命令列表中选择“转到”命令，在“引用位置”编辑区输入要定位到的单元格引用位置或命名区域，即自动定位选择该区域。例如，需要选中Y2008单元格（或快速移动到Y2008单元格），在引用位置里输入“Y2008”后按回车即可。如需要选中Y列的2004～2008行的单元格，我们按照相同的方法，在引用位置里输入“Y2004：Y2008”按回车即可。需要选中2008行的单元格，我们可以在引用位置里输入“2008，2008”按回车即可。需要选中2004～~2008行的单元格，我们可以在引用位置里输入“2004：2008”按回车即可。

如需要定位到包含特殊字符或条目的对象、批注或单元格，则在命令列表中选择“定位条件”命令，弹出“定位条件”对话框，如图所示。

三、工作表的基本格式设置

格式化设置有两种方式：一种是使用功能区中“开始”选项卡中“字体”“对齐方式”数字”和“单元格”等组命令，另一种是利用“设置单元格格式”对话框来进行设置。在打开该对话框前，首先选中要设置格式的单元格或区域，单击右键后出现命令列表，单击“设置单元格格式”对话框。

视图功能

用户在使用Excel工作表的过程中，当向工作表中添加了很多信息后，会发现浏览和定位所需的内容越来越困难。其实在Excel中包含了一些选项，能使查看工作表更加方便。这些选项包括隐藏和显示工作表、在多窗口中查看工作表，并排工作表、拆分工作表以及冻结工作表等。

一、工作簿视图

在Excel中，主要有几种“工作簿视图”，包括“普通视图"”“页面布局视图”“分页预览视图”等。用户可以选择“视图”菜单，单击“工作簿视图”组中的相应按钮来完成操作。除了以上几种视图方式，还可以“自定义视图”。单击该按钮，弹出“视图管理器”对话框，单击“添加”按钮，即可在弹出的“添加视图”对话框中输入视图名称，并设置视图选项。

此外，为了最大范围地查看工作表中的数据，用户可以只显示Excel标题，单元格行号与列标，以及单元格的内容，即将工作表进行全屏显示。取消全屏视图显示的方法为快捷键Esc键，或双击标题栏空白处，或单击标题栏上的“向下还原”按钮。

二、显示和隐藏工作表元素

当需要隐藏工作表时，可以通过选择“视图”选项卡，单击“窗口”组中的“隐藏”按钮，即可隐藏工作表，若需显示则单击“取消隐藏”按钮。

为了安全性的需要，或者为了方便用户进行操作。除了显示和隐藏工作表外，还有其他的一些窗口元素可以按照用户的需求显示或者消失。

三、在多窗口中查看工作表

由于工作需求，有时我们要查看一个工作表的不同部分，例如查看同一工作表中相距较远的单元格引用，或者同时检查工作簿中的多个工作表。在这种情况下，通过使用同一个工作簿的多个窗口，在其中打开工作簿的新视图，即可轻松解决问题。

1、新建窗口

要在当前的工作簿中创建和显示一个新视图，可从窗口上方的功能区中选择“视图”选项卡的“窗口”选项组中的“新建窗口”命令，这样即可在当前的工作簿中显示一个新窗口。

2、全部重排

重排可以使工作表在查看时更方便，如用户为了对比两个或多个窗口中的数据，可以使用水平或垂直并排的排列方式进行查看。

3、并排查看

并排查看功能可以将两个或多个工作簿窗口并列排放，以方便用户比较工作簿中的数据。单击“窗口”组中的“并排查看”按钮，弹出“并排比较”对话框，选择要并排比较的工作簿。通过“同步滚动”，两个文档将一起滚动。

公式与函数

公式

一、公式的概念及结构

在Excel中，公式是由用户自行设计的算式，通常由运算符和参与计算的操作数组成。其中操作数可以是常量数据、函数、单元格引用等元素，而运算符则是用于计算的加、减、乘、除等运算符号。在单元格中输入公式，它进行某种类型的计算后必须（且只能）返回值。

公式以等号“=”开始，用于表明其后的字符为公式。紧随等号之后的是需要进行计算的元素（操作数）和运算符号，各操作数之间以算术运算符分隔。如图展示了一个样例公式的结构。

公式通常由以下几部分组成：

（1）等号“=”。输入公式时，必须以“一”开头，然后再输入运算符和操作数﹐需要注意的是，该等号必须是英文输入法下的等号，表示正在对公式进行输入。

（2）单元格/区域引用。表示在公式中通过引用地址的形式引用了某一单元格或单元格区域中的数据。

（3）函数。Excel中内置的或编写的函数，图中的SUM函数就是一个求和函数。

（4）运算符。Excel包含四种形式的运算符：算术运算符、逻辑运算符、文本运算符和引用运算符。

2、公式中的运算符

Excel允许在公式中使用各种运算符进行运算操作。Excel包含算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符四种类型。

（1）算术运算符。算术运算符用来完成基本的数学运算，如＋（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、^（乘方）。

（2）比较运算符。比较运算符用来对两个数值进行比较，产生的结果为逻辑值True（真）或False（假）。比较运算符有=（等于）、>（大于）、<（小于）、>=（大于等于），<=（小于等于）、<>（不等于）。

（3）文本运算符。文本运算符“&.”用来将一个或多个文本连接成为一个组合文本。例如努力”&.“学习”的结果为“努力学习”。

（4）引用运算符。使用引用运算符可以对由若干个单元格组成的单元格区域中的数据进合并计算。

3、运算符的运算顺序

如果公式中同时用到了多个运算符，Excel将按下表的顺序进行运算。

注意：①如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如公式中同时包含了乘法和除法运算符，Excel将从左到右进行计算。

②如果要修改计算的顺序，应把公式需要先计算的部分括在圆括号内。

二、公式的输入、编辑及复制

1、公式的输入

在单元格中输入公式的操作与输人文本类似，不同的是在输入一个公式时总是以一个“=”作为开头，当输入“=”时，Excel会自动识别其为公式输入的开始，之后输入的是公式的表达式。公式输入完成后可按Enter键结束编辑，公式的计算结果会显示在所在的单元格中。

2、公式的编辑

若要对已有的公式进行编辑，可使用下面几种方法进入编辑状态：

（1）选中公式所在的单元格，按F2键进入编辑状态；

（2）选中公式所在的单元格，双击进入编辑状态；

（3）选中公式所在的单元格，单击上方的编辑栏进入编辑状态。

注意：①当前光标处于编辑状态中时，操作均不能进行。必须离开编辑状态后才能进行其他操作（离开编辑状态的方法有按回车键或Esc键）。

②若公式中包含有函数，在输入函数的首字母时会出现函数的下拉列表，可以通过直接单击完成快速输入。

③一些临时对区域数据的简单统计，不需要编写公式，可以直接选中需要分析的数据区域，然后利用窗口下方的状态栏快速进行计算结果的查看。计算的类型可通过“自定义状态栏”（在状态栏中按右键打开）设置，。

3、公式的复制

如果要在某个区域使用相同的计算方法，可以利用公式的可复制性。针对不同的复制区域，可采用以下两种复制方法：

（1）若在连续的区域中使用相同的公式，可通过“双击”或“拖动”单元格右下角的填充柄进行公式的复制。

（2〉若公式所在的单元格区域不连续，可以借助“复制”和“粘贴”功能实现公式的复制。

注意：若公式中使用了单元格引用，复制时会因为绝对引用和相对引用表达的不同对复制后的地址产生不同的变化。

函数

一、函数的定义及结构

函数是Excel中预定义的公式，它通过使用一些称为参数的特定数值并按特定的顺序或结构执行运算。

函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel预先定义好的，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式，那么后者就是由用户自行设计的，对工作表进行计算和处理的计算式。

公式以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。

在学习Excel函数之前，我们需要对函数的结构做必要的了解。如图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是圆括号，圆括号之间是以逗号分隔的参数。如果函数以公式的形式出现，则在函数名称前面键入等号“=”。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。

二、函数类型

在Excel中，根据来源的不同，函数通常可分为以下两种：

（1）内置函数（工作表函数）：启动Excel就可以使用的函数，如SUM，AVRERAGE等函数。

（2）扩展函数（自定义函数）：必须通过加载宏才能实现。在内置函数中，Excel提供了多种不同类型的函数，如表所示。

三、函数的插入

当用户要插人函数时，可按以下步骤进行：

（1）选定需要计算的单元格；

（2）可在“公式”菜单栏中的“函数库”选项中单击“插入函数”，弹出“插入函数”对话框；

（3）在“插人函数”对话框可“搜索函数”，根据函数类型选择所需的函数；

（4）单击“确定”后，弹出“函数参数”对话框，可根据需求填写相关参数。

四、基础统计函数

统计函数是Excel使用频率最高的一类工作表函数，普遍存在于大多数用户的数据表中。在Excel中常用的统计分析函数共有80多种，下面就将其中最具代表性的几种介绍给大家。

1、基本运算函数

这组函数在Excel中是最为常见的函数，它们语法简单，使用频率高，大多数的工作表中都会利用它们来完成相应的计算功能。

（1）SUM（）

功能：返回参数表中，或某一单元格区域中所有数字之和。

语法：SUM（Number1，Number2，…）。

参数：Number1，Number2，…是要对其求和的1~255个参数。

（2）AVERAGE（）

功能：返回所有参数的算术平均值。

语法：AVERAGE（Number1，Number2，…）。

参数：Numberl，Number2，…是要对其求平均值的1~255个参数。·

（3）PRODUCT（）

功能：将所有以参数形式给出的数字相乘，然后返回乘积值。

语法：PRODUCT（Number1，Number2，…）。

参数：Number1，Number2，…是要对其求乘积的1～255个参数。

注意：这组函数虽然简单，但在使用时有一些问题我们还是要注意的。

①参数表中的数字，逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为0，1；文本被转换为数字。如果任意参数为错误值或为不能转换为数字的文本，Excel将会显示错误。

②如果参数为数组或引用，则只有其中的数字被计算，而数组或引用中的文字，逻辑值或空单元格将被忽略。

③如果平均值计算包括引用中的逻辑值和代表数字的文本，请使用AVERAGEA函数。

2、极值函数

利用这组函数可以求解某数据集的极值（即最大值、最小值）。

（1）MAX（）

功能：求出一组数中的最大值。

语法：MAX（Number1，Number2，…）。

参数：Numberl，Number2，…是要从中找出最大值的1~255个数字参数。

注意：MAX.函数统计的是所有数值型数据的最大值，当参数中有文本或逻辑值等时，则忽略。如果需要计算的数组集中包括空白单元格、逻辑值或文本，可使用MAXA函数，其格式与MAX相同。

（2）MIN（）

功能：求出一组数据中的最小值。

语法：MIN（Number1，Number2，…）。

参数：Numberl，Number2，…是要从中查找最小值的1～255个数字。

注意：与MAX函数类似。

3、单元格统计函数

这组函数用于单元格计数，一般来说，一个计数函数能返回某特定区域内满足一定条件的单元格的数量。

（1）COUNTA（）

功能：返回参数列表中非空值的个数。包括错误值和空文本（"*"），利用函数COUNTA可以计算数组或单元格区域中数据项的个数。

语法：COUNTA（valuel，value2，…）。

参数：valuel，value2，…所要计数的值，参数个数为1~255个。在这种情况下，参数可以是任何类型。

（2）COUNTBLANK（）

功能：计算某单元格区域中空白单元格的数目。

语法：COUNTBLANK（range）。

参数：range为需要计算其中空白单元格数目的区域。

数据管理分析

数据排序筛选

在实际工作中，经常需要在工作表中查找满足条件的数据，或者是按某个字段从大到小或从小到大查看，这里就需要使用数据筛选和排序功能来完成此操作。

Excel 2016提供排序功能可以将数据表中的内容按照特定的规则排序；使用筛选功能可以将满足条件的数据单独显示；使用合并计算和分类汇总功能可以对数据进行分类或汇总。

一、数据排序

对Excel数据进行排序是数据分析不可缺少的组成部分。在日常工作中，可能需要执行以下操作：会计人员要将工资表中的姓名列表按字母顺序排列；仓库管理员要按从高到低的顺序编制产品存货水平列表；设计人员要按颜色或图标进行排序等。对数据进行排序有助于快速直观地显示数据，有助于组织并查找所需数据，更好地理解数据，最终做出更有效的决策。

Excel 2016能够对单元格颜色、字体颜色、单元格图标、单元格值等进行排序。事实上，排序命令将随着排序的数据，即排序的对象类型不同而变化，通常情况下排序规则如表所示。

二、数据筛选

数据筛选就是从数据表中选出符合一定条件的记录。Excel提供了自动筛选、高级筛选和使用切片器筛选三种方式。

三、数据分类汇总

当人们需要对数据表单中的数据按一定的类别进行归类统计，这就需要进行数据的分类汇总，并且在类设定完成后为进一步的操作提供了可能。分类汇总操作不但增加了表格的可读性，而且可以提供进一步的分析功能帮助用户更加快捷、方便地获得需要的数据并做出判断。

当插入自动分类汇总时，Excel会分级显示数据清单，以便为每个分类显示和隐藏明细数据行。但是必须注意的是，要使用分类汇总，必须先将数据清单排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起，然后再进行相关计算分类汇总。Excel可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。

Excel使用SUM（求和）、COUNT（计数）和AVERAGE（均值）等函数进行分类汇总计算。在一个数据清单中可以一次使用多种计算来显示分类汇总。总计值来自明细数据，而不是分类汇总行中的数据。在编辑明细数据时，Excel将自动重新计算相应的分类汇总和总计值。

数据管理

数据透视表是一种交互式的表，能够快速统计大量数据。数据透视表可以对数据进行分类汇总和聚合，帮助用户分析和组织数据，还可以对记录数量较多、结构复杂的工作表进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，显示数据中的规律。

数据透视表的特点是动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。这样，用户可以灵活、快捷、准确地看到不同角度的数据，全方位地理解数据意义。

一、创建数据透视表

数据透视表采用可视化交互手段建立。用户首先打开工作表，执行数据透视表命令，根据提示选定待分析数据的数据源和报表类型，数据源区域、选择数据透视表的显示位置，完成版式设置，最后一张数据透视表便完成了。

二、修改数据透视表

在数据透视表中，还可以通过“筛选器”列表框中的字段进行筛选。

数据假设分析

假设分析是数据分析常用的一种方法。Excel 2016在“数据”选项卡下的“预测”组中提供了模拟分析方法（如图所示），模拟分析有单变量求解、模拟运算表和方案管理器三种方法，其共同特点是问题的求解都由两个部分组成：待求解目标模型和与模型相关的变量。

模拟分析工具通过假设求解过程可以获得如下两种类型的结果：在指定假设目标结果的前提制约下，可以求得与目标相关变量的可行解；能够在指定变量值域范围的前提下，观察各变量对于模型所产生的影响。

一、单变量求解

单变量求解就是求解只有一个变量的方程的根，方程可以是线性方程，也可以是非线性方程。单变量求解工具可以解决许多财务管理中涉及一个变量的求解问题。

单变量求解过程：

（1）建立正确的数学模型（表达式）；

（2）确定模型中的确定性前提条件与待求解变量（只能有一个）；

（3）建立包含已知前提条件和与其相关的数学模型的数据表；

（4）应用“数据→预测→模拟分析→单变量求解”选项进行问题求解；

（5）可以通过具体问题和相应的求解过程了解单变量求解的应用。

二、方案管理器

在企业的生产经营活动中，由于市场的不断变化，企业的生产销售受到各种因素的影响，企业需要估计并分析诸多因素对企业生产销售的影响。Excel提供了称为方案的工具来解决上述问题，利用其提供的方案管理器，可以很方便地对多种方案（即多个假设条件）进行分析。

Excel方案管理器使得自动模拟分析操作变得很容易。可以为任意多的变量存储不同的直组合（在方案管理器术语中称为可变单元格），并为每个组命名。然后可按名称选择一组值，Excel将使用这些值来显示工作表。在方案管理器中可以同时管理多个方案，从而达到对多峦晶、多数据系列以及多方案的计算和管理。

规划求解

规划求解是Excel的一个非常有用的工具，不仅可以解决运筹学、线性规划等问题，还可以用来求解线性方程组及非线性方程组。

可以通过“数据|分析|规划求解”命令来访问规划求解功能。如果此命令不可用，则需要安装规划求解加载项。安装方法非常简单，步骤如下：

（1）单击“文件|选项”，弹出“Excel选项”对话框，单击对话框左侧“加载项”选项，如图所示。

（2）单击“管理”选择Excel加载项，单击“转到"按钮，弹出“加载宏”对话框，勾选“规划求解加载项”复选框，单击“确定”按钮，完成设置（如图所示）。

图表

图表基础知识

图表是一种将数据直观，形象地“可视化”的工具，一张图表中通常包含的元素如图所示。

（1）图表标题：Excel默认使用系列名称作为图表标题，但也可以修改为一个具有描述性的标题。

（2）绘图区：包含数据系列图形的区域。

（3）图例：指明图表中的图形代表哪个数据系列。请注意，当只有一个数据系列时，Excel也会显示图例，这样显然是多余的，所以有一些图例并不是必需的。

（4）坐标轴：包含横坐标轴（分类轴）和纵坐标轴（数值轴），一般也称为X轴和Y轴。坐标轴上包括刻度线和刻度线标签。某些复杂的图表会使用到次坐标轴，这样一个图表就可以有四个坐标轴，即主X、Y轴和次X、Y轴。

（5）网格线：包括水平和垂直的网格线，分别对应于X轴和￥轴的刻度线。一般使用水平的网格线作为比较数值大小的参考线。

（6）数据系列：根据数据源绘制的图表，用来形象化地反映数据，是图表的核心。

一、创建图表

下面根据一个实例阐述图表的创建过程。

①选择数据。选中图表中的数据，要包括字段名所在的行，如图所示。

②选择图表类型。在Excel功能区“插入”选项卡的“图表”组中，选择要使用的图表类型“柱形图”下拉列表中的“三维堆积柱形图”。此图形既能反映每个学生各门成绩的多少，更能在总分上很直观地进行比较，如图所示。

二、设计图表

图表被快速创建，通常会按照设计者的需求对图表进行进一步详细的设计，当选中图表，再增加与图表工具相关的选项卡：设计和格式。其中使用最为频繁的是设计选项卡，如图所示。下面逐一介绍其主要功能。

1、选择数据

快速创建图表时，Excel会根据源数据的排列自动选择数据形成图表，然而默认的数据系列选择并不一定符合用户的本意。因此，必须对数据系列的横轴和纵轴进行互换，有时，互换数据系列也不能完全表达用户的意图，这时就要对数据进行添加和删除了。

（1）行列互换

这种转换可以通过两种方式来进行调整：

方式一：单击“设计”选项卡中“数据”组中的“切换行/列”按钮。

方式二：选择图表后，右击，选择“选择数据”菜单条，可弹出“选择数据源”对话框；或者在功能区的“图表工具”选项卡中单击“设计”子选项卡，在“数据”选项组中单击“选择数据”，也可弹出“选择数据源”对话框，单击“切换行/列”按钮，如图所示。

（2）选择数据源

在制作图表的过程中，经常会由于遗漏部分数据或者数据过于庞杂而导致图表无法系统地进行显示和分析。例如当选择的单元格区域不连续，或者需要向工作表中添加新记录时，用户可以向图表中添加需要的列或记录内容。

选中图表，右击执行“选择数据”命令，可弹出“选择数据源”对话框；或者在功能区的“图表工具”选项卡中单击“设计”子选项卡，在“数据”选项组中单击“选择数据”，也可弹出“选择数据源”对话框，如图所示。

2、组合图表类型

由于快速生成的图表的样式非常单一，因此可以用其他方式使图表更为丰富美观。通过组合图表，可以用不同的图表类型反映不同的数据系列，而Excel图表中的每一个数据系列，都可以单独设置其图表类型。这样，我们就可以制作出多种图表类型混杂的组合图表。操作时，只需要在基础类型上，选中需要修改图表类型的数据系列，单击鼠标右键，选择“图表类型”，在对话框中选择所需的合适的图表类型，则该系列即会变成指定的图标类型。

三、图表格式

一个图表主要由图表区、图表标题、图例、绘图区和图表系列构成，如果要让图表更加完美，就必须对图表进行格式化操作。格式化图表主要指对图表中各元素进行格式化设置，如填充、边框样式，边框颜色、阴影、三维旋转等。大体上，操作分为两类：一是对图表进行格式化，二是对图表中的文本进行格式化操作。

1、图表区格式化

图表区是整个图表及全部图表元素，设置图表区的格式主要包含对图表区的背景进行填充，对图表区的边框进行设置，以及三维格式的设置。

填充图表区颜色：右击图表区域，执行“设置图表区域格式”命令，在弹出的对话框中进行设置。或者选中图表，在“图表布局/格式”选项卡的“当前所选内容”组中，单击“设置所选内容格式”按钮，打开如图所示的对话框。

在“填充”栏中，包含六个单选按钮：“无填充”“纯色填充"“渐变填充”“图片或纹理填充”“图案填充”和“自动”。此外，还可以设置“边框颜色”“边框样式"”“阴影”等。还可以设置“三维格式”，如图所示。

2、绘图区格式化

绘图区指通过轴来界定的区域，包括所有数据系列的图表区。绘图区也可以像图表区一样设置填充颜色、边框颜色及阴影效果。只需单击图表的绘图区域，右击执行“设置绘图区格式”命令。在弹出的“设置绘图区格式”对话框中进行格式设置，。

3、格式化图表元素

使用功能区还可以对图表的轮廓、填充及效果等参数进行快速便捷的