昨天晚上下班前，隔壁做社群运营官的同事突然问我：

“你现在有空吗？”

“嗯，你说？”

“你有没有什么整理文件的秘籍？我这几天在整理社群资料，乱七八糟，明明记得保存了，但就是找不到，已经快疯了……”

别说，这个还真有。于是，我很自信地高手他：“没问题，明天就写一篇文章给你，一定要收藏哟~”

1、用【数字】建立文件夹排序

我们都知道，通常文件的排列方式是可以选择的，有“按时间排序”、“按文件名排序”、“按文件类型排列”等等。

我通常的喜欢是选择“按文件夹名排序”，然后在每个文件名前面【手动】标记一个数字，可以从0-9，也可以从00-99，或者是x_x，具体多少取决于当前需要“几个文件夹”。

这样的好处非常明显：你想让哪个文件排在最前面，它就可以排在最前面。

——对于工作文件，让优先级最高的项目排在前面，绝对你克服干扰、保持专注、不忘事的最好方法；

——对于个人文件，可以结合“人生九宫格”，用9个数字标识你的9个格子，让你对自己的投资一目了然。

这一点，无论是电脑文件，还是网盘文件、电子笔记，我一直都是这么用的。

以我的印象笔记为例：

排列方式是不固定的，完全取决你当前的状态和需要，但从我的使用经历上看，有两个坑需要避免：

（1）第一级、第二级文件夹用数字标识；

（2）没有特定分类的文件，不强行标数字（毕竟还有其他的方法，请看后文）。

毕竟每个人的注意力是有限的，可以最求细致的分类没有必要，只要让我们最关注的事情保持在视野范围之内，我们文件管理的第一步就达到目的了。

2、用标签思维命名文件，一秒找到你需要的哪一个

很多人感觉“找不到资料”，是因为只认识“一级一级打开文件夹”这一种“找资料”的方式，而忽略了另一种更快捷的方法：搜索。

对，就是发出指令，让电脑、“帮你找到资料”。

不过在此之前，我们只需要多做一步：有规律地命名你的文件。

什么叫有规律，我的方法就是：使用“关键词标签”。

例如，对于一门课程的封面设计图，命名是：【账号名 – 用途 – 课程名 – 图片特点】

你看，这样是不是一目了然？

再来看看下面两张图：

在工作中，我常用的标签有：

• 时间
• 项目完成名称
• 版本
• 当前进度
• 关键对接人/团队/公司
• 用途（内部使用/外部使用）

另外，最重要的识别内容，例如【策划】【教案】等，我就会这样框出来，放在最前面，也是为了在用“按文件名排序”时，自动对内容进行分类了，可以省掉一级文件夹。

另外，还有一个小小的建议：保存历史版本。

例如对备用金的记录：

一来可以清楚看到备用金使用和报销时间，二来万一有什么问题，还能有迹可查，不至于全部从头再来。

所以，与工作相关的文件，我通常使用文件夹，名称命名中一定会带上至少三个信息：

• 数字序号
  ——用于排序，表示项目的重要性和优先级；
• 项目名称
  ——和大家沟通时用的正式名称一致（完整名称），这是为了便于协作和查找，千万不要使用简称，时间长了你就知道有坑了。
• 关键词标签
  ——让你对立面的内容一句了然。

完成了明明这一步，结合电脑的搜索功能，哪怕你现在还没有开始找文件，是不是也觉得清爽 多了？

曾经，当我还是一名程序员的时候，我的领导告诉我：事情要想在前面，因为还有想的复杂，才能做得简单；凡事如果想的简单，做起来必定复杂。

我的文件命名习惯，也就是在这样的原则下培养出来：花10秒命名一个文件，比花2小时找一个文件，不知道划算了多少倍。

3、凡事从【inboxs】开始

方法已经知道了，那么该如何动作做呢？六个步骤：

Step 1 ：在桌面（或者你要整理D盘或者E盘中）新建一个inbox文件夹；

Step 2 ：将当前所有可见内容有一口气移动到inbox；

Step 3 ：凭自己的印象，建立你需要的大分类，记得用上【数字排序】，类似【01 – 工作】；

Step 4 ：在桌面上依次将这些分类全部打开，看看inbox中的文件，依次拖到对应的文件夹中；

Step 5 ：重复2-4步，依次操作单个文件夹；

Step 6 ：回到具体的文件夹中，对具体的文件做“重命名”的动作。

最后依旧留在inbox的文件，确认无用，可以直接删除，如果拿不准，那就不要强行分类，让他继续留在inbox中。

这里的技巧，就是：在空白处“重新”整理。

不要太在意已有的内容，反正它也不会再乱了，有时候“从头开始”更能保证“思路清晰”，不是吗？

如果你正好需要进行#2019职场年终盘点#，那就赶紧试试吧！

还有什么其他关于文件整理的问题，请留言给我哟，我会接着给大家解答。

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