漏斗效应(“沟通的漏斗效应”)

#老师说#有一天开会的时候，领导安排我:“明天请我们局的司机到卫生健康局集合，服从县扶贫办的调度，参加扶贫的质证。请司机明天早上8点前到位。”过了一会儿，我向司机传达了领导的意思。

第二天早上7点，司机给我打电话:“华哥，你昨天说没说要去多久？我忘了！”于是我再次向他重复了领导的要求。

还有一次，我让办公室的小妹通知中小学校长开会。开会时间到了，我发现特殊教育学校的校长和实验幼儿园的负责人都没有参加会议。我问小姐姐为什么不通知这些人。小姐姐说我没让她通知这些人。我一听就知道问题的症结所在——她是办公室新人，不认识我们习惯的中小学校长，包括特殊教育学校的校长、实验幼儿园的园长。所以，我很快就通知了。幸运的是，他们都住在城里，马上就来了。最后，会议没有耽搁。事后，我想起了沟通的漏斗效应。

“沟通的漏斗效应”是指正常情况下，一个人所想的是100%，他所说的只是80%，别人听到的是你所想的是60%，别人理解的只是40%，结果是20%。这样，每层漏了20%，就像漏斗一样。

办公室实践告诉我，要尽量避免沟通的漏斗效应。在一定程度上，“四关”可以有效避免影响。

首先，通过文字安排工作。在工作实践中，经常通过文字安排需要深圳生活网安排的工作。同音异义词、同音异义词和不完全记忆可能在电话或面对面交流中出现。有一天去政府开会，领导安排，“请尽快列出余庆中学的复评工作……”我赶紧给办公室的小姐姐打电话，让她通知余庆中学。谁知道过了一会儿，小姐姐又打电话给我，问我:“需要通知余庆中学负责扶贫的部门吗？”一听就知道她没看我发的短信——我在短信里告诉她是“重新评价”，不是“扶贫”。于是我又提醒她:“看看短信就知道了。”现在语音输入速度很快，说话的时候转换成文字，类似打电话。最重要的是，通过语音输入转换文字，可以整理工作思路，反复修改。而接受工作任务的同志，可以保证他们接受的任务是原创的，未经加工的。而且可以在不记得的时候随时再读一遍。

第二，通过反馈验证工作。我经常跟办公室的同志说:“一切都要回答，一切都要落实”。我的意图是，除了对工作进展的真实反馈，最重要的一点是，在反馈的过程中，领导总能把握我们的方向是否正确，领导的意图是否得到落实。反馈过程是领导纠正我们的方向，启发我们思考的过程。问题能及时纠正，有效避免“沟通漏斗效应”。有一次，办公室的小姐姐告诉我，“主任，你对市政府七部门书记意见的回复已经完成了。请立即回复！”听到这里，我赶紧叫住了她:“回复市政府的意见，需要通过县政府办公室回复。请将您的意见发送到县政府办公室！”通过小姐姐的反馈，我及时止住了“沟通漏斗效应”的影响。

第三，用现代办公手段弥补。有一次，我把非机密文件发给在外地见面的领导，表达了我的愧疚:“我知道你们在外面开会，但是这项工作真的很重要，我必须得到你们的指示才能处理。”领导:“我们就是想通过现代办公手段打破时间限制和空，高效处理所有工作！”在互联网发展的今天，通过QQ、微信、录音工作并不难。这些办公工具都可以帮助我们更好地理解领导的指示和要求，保证领导的部署不折不扣地执行，避免“沟通的漏斗效应”。我经常跟办公室的同志说，办公室的座机电话要尽量转到手机上。一定要把收到的会议通知记录下来，以免我们误读会议的时间、地点、主题和注意事项。将会议通知梳理成文字后，在手机上听录音，然后将会议通知反馈给相关领导或同志。通过录音，也有效避免了“传播漏斗效应”。

第四，通过团队的力量接受任务。有几次我去领导办公室，领导给我安排了一些工作。当时我也想起来了，仔细听了才说清楚深圳生活网是白色的。但是，当我向领导反馈这项工作的推进情况时，领导纠正了我的错误:“我当时跟你说的，为什么深圳生活网又忘了？”后来去领导办公室收工作任务的时候，除了机要工作，很少有人去。我总是想请人陪我一起去，这样才能保证领导的指示和部署尽可能避免我们验收过程中信息的丢失。在召开一些重要会议的时候，我也会邀请办公室的其他同志参加，大家一起记录工作安排和部署。有不符的地方，我们通过回忆的方式及时纠正，但实在回忆不起来，再向领导请示。通过团队的力量，我们也减少了很多“沟通的漏斗效应”。

我也是办公室的新人，努力解决工作中的问题，所以才有了这篇文章。很多地方还没有推出，希望能给一些同样是新兵的办公室同志一些启发。同时，他还邀请方嘉批评他。