(第二篇)

网络图片

上篇文章,我为大家讲解了两个内容,一是个人信息管理体系的工具选择;二是个人信息管理体系的框架搭建。

这篇文章,我将为大家讲解家庭档案的收集整理和保管利用。

1、什么是家庭档案呢?

家庭档案是家庭及家庭成员在生活、学习、工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字、图表、音像及其它各种形式和载体的历史记录。

课件图

传统的家庭档案,存量以纸质档案为主,其他形式为辅。在信息化时代,家庭档案的存量转化为以数字信息为主,纸质档和其他形式档案为辅。

2、家庭档案如何实现数字化。

一是利用扫描或手机拍照方法对需要归档的内容进行数字转换。

二是利用云笔记模板功能,建立家庭档案电子目录,整理家庭档案时利用手机或电脑完成电子目录的制作。

三是淘汰手工填写归档章的做法。用标签机制作电子归档章,通过手机填写归档章信息,经标签机打印后黏贴在归档文件袋上。

网络图片

3、家庭档案如何整理。

一是收集分类。先将处于零散状态的需要归档的内容收集齐全,再根据家庭档案材料形成特点和内在联系进行分类。

家庭档案分类没有固定的模式,不同的家庭有不同的分类方式。通常分为八类。

家庭档案分类示例:

课件图

二是整理编目。家庭档案以“件”为单位进行整理。一份材料为一“件”,每件归档材料都要扫描或拍照,以生成电子档案。

为使家庭档案有序排列,要给每件归档内容一个号码(称件号),用以固定家庭档案的位置,便于查找和利用。家庭档案件号应按类别分别从“1”编制。

家庭档案归档章、盒号模板示例:

课件图

家庭档案应加盖归档章。归档章用标签机打印后贴在归档材料的右上角。名称:指归档文件标题或内容。如:房产证;工作日志。存放地点:首先给家里的柜子进行编号。如:S-1-3;指书房1号柜第三层;K-1-3指客厅1号柜第三层。

同一类别的家庭档案,要按照归档件号顺序,依次装入档案盒(袋)中,相对集中存放。不同类别的档案不能装入同一盒中。档案盒(袋)上要标注盒(袋)号和起止件号。盒(袋)号:一个类别一个大流水号。起止件号:该档案盒(袋)内存放归档材料的起止件号码。盒(袋)号和起止件号也通过标签机打印后黏贴。

家庭档案目录模板示例:

课件图

三是保管利用。家庭档案的保管,是指对家庭档案实行科学的管理,并采取相应的存放和安全防护措施,以防止和减少人为或自然损毁。

家庭档案进行信息化处理后,可以随时、随地、不受时间和空间限制的查阅和利用。

通过云笔记分享功能,可以把家庭档案分享到微信、QQ及电子邮箱里,也可以通过云笔记“工作群聊”功能与家人、好友共享档案内容。

课件图

4、电子文档如何归档。

在信息化时代,家庭成员形成的电子文档是家庭档案的主要来源。

电子文档不同于传统纸质文档,可以随时收集、随时归档,方便高效。

例如:日常使用电子设备,比如微信、支付宝时,会产生大量电子文档、电子凭证,可以随时截屏或下载,保存进个人信息管理体系相应类目中,即可生成电子档案。

云笔记会根据笔迹形成时间自动排序、自动生成笔记目录,点击目录序号,还可以直达该条笔记。

家庭档案是个人及家庭发展的历史记录,是一个家庭的文化财富。家庭档案整理并不困难,借助个人信息管理体系,我们就可以轻松实现家庭档案的收集、整理、保管和利用。

好今天的讲解就到这里。下节课,我将为大家讲解两个内容:一是个人藏品的信息化管理方法;二是信息安全问题。

关注我,您的留言、评论我会及时回复。如果您感觉这篇文章对您有价值,请帮忙转发,让更多的人受益。谢谢!

注:家庭档案的概念,来源于百度百科。

网络图片