（第二篇）

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上篇文章，我为大家讲解了两个内容，一是个人信息管理体系的工具选择；二是个人信息管理体系的框架搭建。

这篇文章，我将为大家讲解家庭档案的收集整理和保管利用。

1、什么是家庭档案呢？

家庭档案是家庭及家庭成员在生活、学习、工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字、图表、音像及其它各种形式和载体的历史记录。

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传统的家庭档案，存量以纸质档案为主，其他形式为辅。在信息化时代，家庭档案的存量转化为以数字信息为主，纸质档和其他形式档案为辅。

2、家庭档案如何实现数字化。

一是利用扫描或手机拍照方法对需要归档的内容进行数字转换。

二是利用云笔记模板功能，建立家庭档案电子目录，整理家庭档案时利用手机或电脑完成电子目录的制作。

三是淘汰手工填写归档章的做法。用标签机制作电子归档章，通过手机填写归档章信息，经标签机打印后黏贴在归档文件袋上。

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3、家庭档案如何整理。

一是收集分类。先将处于零散状态的需要归档的内容收集齐全，再根据家庭档案材料形成特点和内在联系进行分类。

家庭档案分类没有固定的模式，不同的家庭有不同的分类方式。通常分为八类。

家庭档案分类示例：

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二是整理编目。家庭档案以“件”为单位进行整理。一份材料为一“件”，每件归档材料都要扫描或拍照，以生成电子档案。

为使家庭档案有序排列，要给每件归档内容一个号码（称件号），用以固定家庭档案的位置，便于查找和利用。家庭档案件号应按类别分别从“1”编制。

家庭档案归档章、盒号模板示例：

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家庭档案应加盖归档章。归档章用标签机打印后贴在归档材料的右上角。名称：指归档文件标题或内容。如：房产证；工作日志。存放地点：首先给家里的柜子进行编号。如：S-1-3；指书房1号柜第三层；K-1-3指客厅1号柜第三层。

同一类别的家庭档案，要按照归档件号顺序，依次装入档案盒（袋）中，相对集中存放。不同类别的档案不能装入同一盒中。档案盒（袋）上要标注盒（袋）号和起止件号。盒（袋）号：一个类别一个大流水号。起止件号：该档案盒（袋）内存放归档材料的起止件号码。盒（袋）号和起止件号也通过标签机打印后黏贴。

家庭档案目录模板示例：

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三是保管利用。家庭档案的保管，是指对家庭档案实行科学的管理，并采取相应的存放和安全防护措施，以防止和减少人为或自然损毁。

家庭档案进行信息化处理后，可以随时、随地、不受时间和空间限制的查阅和利用。

通过云笔记分享功能，可以把家庭档案分享到微信、QQ及电子邮箱里，也可以通过云笔记“工作群聊”功能与家人、好友共享档案内容。

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4、电子文档如何归档。

在信息化时代，家庭成员形成的电子文档是家庭档案的主要来源。

电子文档不同于传统纸质文档，可以随时收集、随时归档，方便高效。

例如：日常使用电子设备，比如微信、支付宝时，会产生大量电子文档、电子凭证，可以随时截屏或下载，保存进个人信息管理体系相应类目中，即可生成电子档案。

云笔记会根据笔迹形成时间自动排序、自动生成笔记目录，点击目录序号，还可以直达该条笔记。

家庭档案是个人及家庭发展的历史记录，是一个家庭的文化财富。家庭档案整理并不困难，借助个人信息管理体系，我们就可以轻松实现家庭档案的收集、整理、保管和利用。

好今天的讲解就到这里。下节课，我将为大家讲解两个内容：一是个人藏品的信息化管理方法；二是信息安全问题。

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注：家庭档案的概念，来源于百度百科。

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